كـتـاب ألموقع

• وظيفة قديمة زاولها الإنسان تنال اهتمام دول كبرى ... أدارة المخازن والتخزين بين الأهمية والإهمال

• 

تقييم المستخدم:  / 3

سيئجيد 

المجموعة: علي إسماعيل الجاف

تم إنشاءه بتاريخ الأربعاء, 20 حزيران/يونيو 2012 18:08

الزيارات: 13907

علي إسماعيل الجاف

مقالات اخرى للكاتب

وظيفة قديمة زاولها الإنسان تنال اهتمام دول كبرى ... أدارة المخازن والتخزين بين الأهمية والإهمال

مفهوم إدارة التخزين والمخازن

تعد وظيفة التخزين من أقدم الوظائف التي مارسها الإنسان منذ أقدم العصور، فقد مارسها سيدنا يوسف عليه السلام عندما ولاه عزيز مصر خزائن الأرض، قال تعالى " قال أجعلني على خزائن الأرض إني حفيظ عليم " وقد تنامت أهمية التخزين عبر العصور نتيجة الحاجة إلى تخزين المواد التي يتم إنتاجها سواء كانت زراعية أو صناعية لحين القيام ببيعها أو توزيعها على المستفيدين منها.

فالتخزين هو الوظيفة التي يتم من خلالها حفظ المواد والسلع منذ تصنيعها أو شرائها وحتى يتم صرفها أو طلبها من قبل الجهات التي تحتاجها لسد أحتياج أو غرض محدد. فمثلا يتم تخزين المواد المكتبية في شركة ما أو جهاز حكومي لسد أحتياجات موظفيها من الأقلام أو الأوراق أو الأثاث المكتبي، وفي وزارة الصحة مثلا يتم تخزين الأدوية لحين طلبها من قبل المستشفيات أو مراكز الرعاية الأولية التابعة لها لسد أحتياجات المواطنين من دواء معين ... الخ. وفي المصانع يتم تخزين المواد الأولية أو المواد الخام وشبه المصنعة حتى يتم صرفها لوحدات الإنتاج للقيام بتصنيعها، وفي المرحلة الثانية يتم تخزين المواد المصنعة حتى يتم صرفها لتلبية احتياجات عملاء المصنع من تلك المواد.

كما تعرف وظيفة التخزين أيضا ً بأنها تخطيط وتنظيم عمليات أستلام المواد والمستلزمات والمحافظة عليها وإمداد الجهات الطالبة بأحتياجاتها في الوقت المناسب.

أما إدارة المخازن أو المستودعات فهي الإدارة المختصة بالاحتفاظ والعناية بالمخزون وتخطيط وتنظيم وتنفيذ ورقابة إجراءات التخزين وصرف المخزون حسب الكميات والنوعيات المقررة للإدارات والأقسام الطالبة والمستخدمة لمواد المخزون.

ويتضح من التعريف السابق أن إدارة المخازن تؤدي مهمتين رئيستين هما:

· الاحتفاظ بالمواد: وهي عملية تخزين المواد ذاتها بحيث يتم تخزينها وترتيبها في المستودعات من حين دخولها للمستودع إلى حين صرفها للجهات الطالبة.

· المحافظة على المواد: وهي عملية العناية بالمواد المخزنة من التلف وضمان سلامتها وبقائها صالحة للاستخدام من حين دخولها للمستودع إلى حين صرفها للجهات الطالبة.

أهمية وظيفة التخزين:

تعد وظيفة التخزين من أهم الوظائف المساندة في المؤسسات والشركات؛ لكونها تقوم بتخطيط وتنظيم عمليات تخزين المواد والمحافظة عليها وإمداد العملاء أو الإدارات الرئيسية داخل الشركة بأحتياجاتها في الوقت المناسب وبما يضمن أستمرار عملها بكفاءة ودون أنقطاع. وتتخلص أهمية وظيفة التخزين فيمايلي:

1- ) الأهمية العملية والاقتصادية.

2- ) الأهمية التخطيطية والتنظيمية.

3- ) الأهمية التنفيذية.

الأهمية العملية والاقتصادية:

لا يمكن لأي مؤسسة أو شركة أن تعمل بدون وجود إدارة للمستودعات أو المخازن وبشكل يتناسب والأنشطة التي تقوم بها، فالمواد الداخلة في أعمال أية إدارة سوف يتم تخزينها في المخازن إلى حين طلبها من الإدارة المحتاجة لذلك، وللمحافظة على سير أعمال المؤسسة وبيع سلعها ومنتجاتها فمن الضروري وجود إدارة تهتم بذلك، وبالنسبة للأهمية الاقتصادية فإن التخزين وفقاً للكمية الأقتصادية يحافظ على المواد ويقلل من الأموال المستثمرة في المخزون.

الأهمية التخطيطية والتنظيمية:

من المهم أن تكون هناك جهة مسؤولة عن تخطيط المخزون وتحديد مستوياته العليا والدنيا حسب إمكانيات الشركة أو المؤسسة. أما الأهمية التنظيمية فتتركز في ضرورة وجود إدارة مسؤولة مسؤولية كاملة عن أعمال تخزين المواد وصرفها بالتنسيق مع جميع الإدارات والأقسام داخل الشركة.

الأهمية التنفيذية:

لضمان أستمرار الإدارات والأقسام داخل الشركة والمؤسسة بمهامها بكفاءة فمن الضروري تأمين متطلبات تلك الإدارات من المواد والأصناف، فإدارة الانتاج لا يمكن لها القيام بعمليات التصنيع ما لم تتوفر المواد الخاصة بتصنيع المواد في الوقت المناسب والكميات المناسبة وهكذا بالنسبة لبقية الإدارات.

الأهداف الرئيسة لوظيفة التخزين:

1- ) أستلام المواد والمنتجات المطلوب تخزينها بدقة وبما يضمن سلامتها.

2- ) ضمان تدفق المواد والمنتجات المخزنة للجهات المستفيدة في الوقت المناسب.

3- ) المحافظة على المخزون من التلف والضياع والفقد.

4- ) تقليل تكاليف التخزين إلى أقصى حد ممكن.

5- ) أستخدام المساحات المتاحة في المستودعات بما يضمن أنسيابية تداول المواد المخزنة بكفاءة.

6- ) مساعدة إدارة المشتريات في تحديد الكميات المناسبة للشراء من المواد والأصناف.

الشروط اللازمة لتحقيق أهداف إدارة المخازن:

1- ) الأحتفاظ بأقل مستوى من المخزون وذلك لتقليل تكاليف التخزين ورأس المال المستثمر في المخزون.

2- ) تمييز المخزون عن طريق تعريف الأصناف ووضع التصنيف والترميز المناسب لكل منها.

3- ) فحص المواد المستلمة قبل إدخالها للمستودعات بما يضمن سلامة المواد المخزنة من حيث الكمية والجودة وصلاحيتها للاستخدام.

4- ) وضع الأصناف المخزنة في الأماكن المخصصة لها بما يضمن سهولة الحصول عليها وسلامة تخزينها.

5- ) القيام بإجراءات الصرف للجهات الطالبة وفقا للضوابط المناسبة بما ذلك تعبئة وتغليف ونقل المواد المطلوب صرفها بشكل سليم ودقيق.

6- ) تسجيل حركة المواد المخزنة المستلمة والمصروفة وتحديد أرصدة المخازن والقيمة المالية لها.

7- ) مراقبة المخزون للتأكد من الاحتفاظ بالكميات المناسبة من المواد لمواجهة الاحتياجات بشكل دوري وتقليل تكاليف التخزين إلى أقصى حد ممكن.

8- ) الأحتفاظ بسجلات التخزين المتعلقة بعمليات صرف المواد واستلامها وأرصدتها.

9- ) تطبيق إجراءات الأمن والسلامة في المستودعات.

10-) رفع التقارير الدورية عن حالة المستودعات وما تم القيام به من أعمال للإدارة المسؤولة.

الأثار السلبية المترتبة على عدم الأهتمام بالمخازن:

إن عدم الأهتمام بإدارة المخازن وتوفير الوسائل التي تمكنها من ممارسة مهامها بشكل مناسب يمكن أن تنتج عنه المشكلات التالية:

1- ) تلف المخزون: مما يكلف الشركة أو المؤسسة مبالغ كبيرة كان يمكن أستثمارها في تنفيذ أو تأمين أصناف أخرى.

2- ) توقف الإنتاج: نتيجة لأنتهاء المخزون أو عدم تأمين الأصناف في الوقت المناسب.

3- ) زيادة المواد الراكدة: إن عدم وجود دراسات مستمرة لقياس مستويات المخزون وأنواع المواد المخزنة يؤدي إلى زيادة الأصناف والمواد الراكدة.

إن جميع المشكلات التي تم ذكرها سابقاً ناتجة عن عدم أهتمام الإدارة بالمخازن وقد يؤدي بروز أي منها إلى تكليف الشركة أو المؤسسة مبالغ مالية كبيرة كان يمكن تلافيها لو تم الاهتمام بإدارة المخازن.

أسلوب المركزية واللامركزية:

مفهوم مركزية التخزين:

يقصد بمركزية التخزين وجود مخزن مركزي واحد يقوم بتموين كافة الإدارات والوحدات داخل الشركة أو المصنع أو المؤسسة بأحتياجاتها من المواد والأصناف.

مفهوم لامركزية التخزين:

يقصد بلامركزية التخزين وجود أكثر من مخزن أو مستودع في مواقع مختلفة تابعة لجهات الاستخدام داخل الشركة أو المصنع أو المؤسسة.

ويؤثر على اختيار الشركة والمؤسسة لأحد الأسلوبين المركزية أو اللامركزية أو الجمع بينهما عدد من العوامل والاعتبارات يمكن تلخيصها فيما يلي:

1- ) تنوع الأصناف المخزنة: عندما تتعدد الأصناف المخزنة بكميات ضخمة فإن وجود مخزن مركزي واحد يمكن من استيعابها بدرجة أكبر من وجود مخازن صغيرة متعددة في ظل لا مركزية التخزين.

2- ) مراقبة المخزون: عندما يتم استخدام الأسلوب المركزي في حفظ المواد؛ فإنه يمكن إحكام الرقابة على المخزن بشكل أكبر بكثير من استخدام أسلوب اللامركزية، حيث يمكن بسهولة اكتشاف المواد الراكدة والتالفة داخل المخزن.

3- ) مساحة المخازن: تحتاج الكميات المخزنة الضخمة إلى مساحات أقل عند تخزينها في مخزن كبير واحد بدلاً من حفظها في أكثر من مخزن، فعلى سبيل المثال لن تتكرر المساحات المتخصصة للممرات، وقد يصعب على الشركة توفير مخزن كبير مما يجعلها تقوم بإنشاء أكثر من مخزن.

4- ) طرق ومعدات المناولة: يرتبط هذا العامل بوجود عدة مخازن، حيث يتطلب ذلك توفير معدات مناولة بعدد المخازن الموجودة مما يضاعف تكاليف التخزين لذلك قد يتطلب الأمر الاكتفاء بمخزن واحد لتخفيض التكاليف.

5- ) الفحص والاختيار: عند تعدد المخازن فإن ذلك يتطلب وجود أكثر من جهة أو لجنة تتولى عمليات فحص واختبار المواد المستلمة، مما يساهم في رفع تكاليف الفحص والاختيار.

6- ) التنميط: يساهم وجود مركز مخزني واحد على ضمان تنميط المواد المخزنة داخل المخازن، كما يساهم في كشف المواد المتشابهة مما يسهل عمليات توحيد الأصناف المخزنة بينما في حالة تعدد المخازن فإنه يصعب على إدارة المخازن كشف الأصناف المتشابهة بسهولة.

7- ) تقليل رأس المال المستثمر في المخزون: بشكل عام فإن حفظ الأصناف والمواد في مخزن مركزي واحد سوف يقلل من رأس المال المستثمر في المخزون بدلا من حفظ الصنف في أكثر من مستودع.

8- ) تكاليف النقل: عادةً ما ترتفع تكاليف نقل المواد وشحنها في حالة وجود أكثر من مستودع أو مخزن.

9- ) الأمن والسلامة: بالرغم من التطور الكبير في مجال الأمن والسلامة ومعدات إطفاء الحريق على سبيل المثال، إلا أن تجميع المواد في المكان يجعلها عرضة لأية حادثة حريق قد تؤدي بجميع المواد المخزونة، مما يعني أن حفظ المواد في أكثر من مخزن قد يقلل من التكاليف أو المخاطر التي قد تنتج في حالة حدوث أية كارثة للمخزن المركزي.

المصادر:

1. ) إدارة الشراء والتخزين، د. حمد الغدير ( عمان: 1997 ).

2. ) إدارة المخازن، د. السيد ناجي ( القاهرة: 1994).

3. ) إدارة المواد مدخل حديث، هيثم الزعبي وآخرون ( عمان: 1999 ).

4. ) إدارة المواد والإمداد، تفيدة هلال ( القاهرة: 1998 ).

5. ) التخزين السلعي، محمد الصيرفي وبشير العلاق ( عمان: 1993 ).

6. ) تقارير المستودعات ومراقبة المخزون، تاج الدين محمد ( الرياض: 2001).

7. ) التنظيم الإداري لإدارة المواد، محمود الزبير ( الرياض: 1994 ).

8. ) الدليل الشامل للمستودعات الحديثة، ترجمة سيف السيف ( الرياض: 1991 ).

9.) هيثم الزغبي, محمد العدوان, إدارة المواد "مدخل حديث للشراء و التخزين", دار

الفكر للطباعة و النشر و التوزيع, عمان, الأردن, الطبعة الأولى, 2000.

10.) حمد راشد الغدير, إدارة الشراء و التخزين, دار زهران للنشر, عمان, الأردن,

1997.

11. ) د. علي عبد المجيد عبدة، المشاكل العلمية في التخزين، المنظمة العربية للعلوم الإدارية، 1990.

12. ) علي السيد، التخزين والمناولة والتصنيف، ط. 1، 1995.

13.) غانم محمد يونس، محمود أحمد حسن، أدارة المخازن، ط.1، دار الكتب للطباعة والنشر، بغداد، 1982.

14. ) عبد الغني نصيف الجاسم، النظرية والتطبيق في أدارة المخازن، ط.1، مطبعة المعارف، بغداد، 1973.

15.) جون وليم، دليل أدارة المستودعات والمخازن، ط.3، شركة محدودة، 2005.

16. ) هوري شون، تطبيقات الأنظمة الحديثة في أدارة المخازن، 2006.

17.) غانم فنجان، الأصول العلمية في أدارة المخازن، ط.1، دار الرسالة للطباعة / بغداد، 1990.

18. ) د. سيد محمد الهواري، الإدارة الأصول والأسس العلمية، ط.3، بيروت، 1994.

19. ) د. علي شريف و د. محمد الحناوي، أدارة المشتريات والمخازن، الإسكندرية / دار الجامعات المصرية، 1976.

20.) كمبول، الدليل النموذجي لتحليل البيانات المخزنية، ط.2، 2002.

الباحث // علي إسماعيل الجاف

• < السابق
• التالي >